Rechnung weiterleiten — der Rest passiert von selbst.
Vom Postfach bis zur Buchhaltung: Klassifizierung, Datenextraktion aus PDF, Scan und E-Rechnung, Dublettenprüfung, Zahlungsdatei nach ISO 20022 und Ablage. Zweimal bei Kunden ausgeliefert.
01 — Ausgangslage
Jede Rechnung wurde einmal gelesen und einmal abgetippt.
Belege kamen als PDF, als Scan und zunehmend als E-Rechnung. Wer sie bearbeitete, las Betrag, Datum und Empfänger heraus, tippte alles in zwei Systeme und legte die Datei irgendwo ab.
Fehler fielen erst beim Zahlungslauf auf: doppelte Belege, vertauschte Beträge, fehlende Zuordnung. Der Aufwand wuchs mit jedem Monat mit.
02 — Lösung
Prüfen und freigeben statt erfassen.
- Eingang per PostfachRechnung weiterleiten genügt — das System übernimmt ab dem Posteingang.
- Drei FormatePDF, Scan und XML-E-Rechnung nach EN 16931 laufen durch dieselbe Kette.
- KI-KlassifizierungBelegart und Zuordnung erkennt das System, jede Entscheidung wird protokolliert.
- DublettenprüfungDoppelte Belege fallen vor der Zahlung auf, nicht danach.
- Zahlungsdatei nach ISO 20022Zahlungsaufträge entstehen maschinell, freigegeben wird vom Menschen.
- Ablage inklusiveBeleg und Daten landen dort, wo die Buchhaltung sie erwartet.
03 — Ergebnis
3
Formate: PDF, Scan, XML
ISO 20022
Zahlungsdateien
2
Kunden im Einsatz
0
manuelle Erfassung
Eingang über ein Postfach: Klassifizierung, Auslesen aus PDF, Scan und E-Rechnung, Dublettenprüfung, Zahlungsdatei nach ISO 20022 und Ablage. Zweimal bei Kunden im Einsatz — Freigabe statt Abtippen.
Eingesetzte Technik
OpenAIPEPPOL / EN 16931IMAPBank-APIOneDrive
